Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Jämsän Naisvoimistelijat ry
Osoite: Katinkuja 1, 42100 JÄMSÄ
Puhelin: 0405042752
Yhteyshenkilön sähköposti: mvanska@phnet.fi
Yhteyshenkilön puhelinnumero : 050 5648449

Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Jämsän Naisvoimistelijat ry:n toimintaan liittyvien jäsenten ja luottamushenkilöiden henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Jämsän Naisvoimistelijoiden jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
– etu- ja sukunimi
– osoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– syntymävuosi
– sukupuoli
– terveystiedot (kilpailut ja valmennus sekä  seuramatkat/retket): sairaudet, erikoisruokavaliot ja allergiat
 

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu HOIKAn järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

 Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa ja niitä käsittelevät vain sellaiset henkilöt joilla on asemansa puolesta oikeus ja tarve tietojen käsittelyyn (hallituksen jäsenet, ohjaajat).  

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistan luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötietoja ei luovuta EU/ETA alueen ulkopuolelle. 

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Jämsän Naisvoimistelijat ry:n jäsen tai niin kauan kun henkilö pyytää tietojensa poistettavan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröity voi antaa Jämsän Naisvoimistelijoille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin
kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Jämsän Naisvoimistelijat ry:n oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Jämsän Naisvoimistelijat ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Jämsän Naisvoimistelijat ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen mvanska@phnet.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Jämsän Naisvoimistelijat ry, Mikko Vänskä, Kaukolankatu 10, 42100 Jämsä

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 24.5.2018. Lukutarkistettu kesäkuussa 2020.